Yönetim Becerileri:İletişim

 

Hedefler

  • İletişim ile ilgili temel kavramları tanımlayabilme,
  • İletişimin öğelerini örnekler üzerinde açıklayabilme,
  • Farklı iletişim biçimlerini ve işlevlerini karşılaştırabilme,
  • İletişim engellerini örnekleyebilme,
  • İyi bir dinleyici olmanın gereklerini kavrayabilme,
  • Sağlıklı iletişimin temel koşullarını kavrayabilme,

 

İletişim ve Önemi

İnsanın kendisi ve başkalarını anlama, tanıma ve doyum sağlayıcı ilişkiler kurabilmesinde iletişim oldukça önemli bir yer tutar. Çünkü iletişimde karşılanan sorunlar yaşamın tüm alanlarını etkiler. Tüm üyelerin mutlu, başarılı, birbirlerine saygı duyduğu bir aile ortamı için olduğu kadar, çalışanların birbirine ve yaptıkları işe saygı duyduğu, hakkını verdiği, verimli ve üretken bir ortamda da ancak sağlıklı bir iletişimle gerçeleşir.

“İki birim arasında birbiriyle ilişkili mesaj alışverişi” olarak tanınlanan iletişim, kilşiler arasındaki ilişkilerin temelini oluşturur.

İlgili yayınlar incelendiğinde iletişimle ilgili birçok tanım olduğu görülmektedir. İletişimle ilgili bir başka tanımda şöyle olabilir. “İnsanların, bilgi/sembol üreterek birbirlerine ilettikleri ve bu iletileri anlamaya, yorumlamaya çalıştıkları bir süreçtir” iletişim kısaca, “bilgi üretme, aktarma ve anlamlandırma süreci” olarak tanımlanabilir. Bu durumda pek çok etkinlik iletişim sayılabilir. İki insanın karşılıklı konuşması iletişim sayılabileceği gibi, arıların bal bulunan yeri birbirlerine bildirmeleri de iletişim olarak kabul edilebilir.

Kaynağı ve hedefini insanların oluşturduğu iletişimlere “kişiler arası iletişim” adı verilir. Karşılıklı iletişimde bulunan kişiler, bilgi/sembol üreterek bunları birbirlerine aktararak ve yorumlayarak iletişimi sürdürürler.

Kişiler arasında kurulan iletişimin niteliği bireylerin ruh sağlığını ve kişilik yapılarını etkiler.

“Kişinin kendi kendini algılayış ve görüş tarzı” olarak tanımlanan benlik yapısı da, çocuğun doğumundan başlayarak çevresindekilerle kurduğu iletişime bağlı olarak gelişir. Çocuk, çevresinde bulunan kimselerin, kendisiyle kurdukları iletişim sonucunda, aldığı mesajlara göre kendi benliğini betimleyici bazı düşünce ve görüşler edinmeye başlar. Özellikle kendisine yakın olan kişileri (anne-baba gibi) tutumu ve değerlendiriliş biçimleri, çocuk için çok önemlidir. Gereksinimlerinin giderilmesi, sevilmesi, ilgi gösterilmesi, kendisi ile ilgili olumlu algılar geliştirmesine ve kendi değer verme duygusunun gelişmesine neden olur. Bu duygu öğrenilerek geliştirilir ve bir kez oluştuktan sonra, artık diğer insanların kendisine gerçekten nasıl değerlendirdiklerinden bağımsız olarak varlığını sürdürür ve bireyin tüm davranışlarını etkileyen bir güç durumuna gelir.

İletişim bozukluklarında benliğin algılanışında da bozukluk meydana gelir. Güvensizlik, değersizlik ve suçluluk duyguları ile biçimlenen benlik kavramı, bireyin kendisine ve çevresine karşı güvensizlik duygusu geliştirmesine ve uyum yapma yeteneğinin zayıflamasına neden olur.

Benlik bir kere oluştuktan sonra kişi kendisiyle de iletişim kurabilir. Kendisiyle iletişim kurabilen kişi aynı zamanda “kendini tanıyan” kimsedir. “Kendini tanıyan” kimse duygu ve düşüncelerinin farkında, çevresindeki ve iç dünyasındaki olayların da bilincinde olan, kendi yaşamından ve aldığı kararlardan kendini sorumlu tutan insandır.

İletişim Öğeleri

İletişim beş temel öğeden oluşmaktadır.

 

Bu öğelerden; Bilgi kaynağı, mesajın oluştuğu yerdir.

Gönderici, bilgi kaynağında oluşan mesajın, alıcıya gönderilmek üzere işaret şekline dönüştürüldüğü yerdir.

Kanal, göndericiden yola çıkan mesajın hedefe ulaşmasını sağlayan ileticidir. Mektuplar, telefon telleri kanala örnek olabilir.

Alıcı, kanallardan gelen işaretleri hedefe ulaştıran yapıya verilen addır. Göz ve kulak alıcılara örnektir.

Hedef, alıcıdan iletilen işaretlerin yorumlandığı, anlamlandırıldığı yerdir, karşıdan mesaj alan kişinin beyni hedef sayılır.

 

 

İletişim Türleri

Psikoloji kapsamında çeşitli iletişim sınıflamaları vardır. Yaygın olarak kullanılan sınıflamalardan birisinde iletişim dört ana guruba ayrılır.

  1. Kişi-içi iletişim
  2. Kişiler arası  iletişim
  3. Örgüt- içi iletişim ve çatışma
  4. Kitle iletişimi
  5. 1. Kişi-içi iletişim

Bir insanın düşünmesini, duygulanmasını, kişisel ihtiyaçlarının farkına varmasını, iç gözlem yapmasını yada sorularak sorarak bunlara cevap üretmesini bir iletişim sayabiliriz. İnsanlar, kendi içlerinde bir takım mesajlar üreterek ve bunları yorumlayarak kişi-içi iletişimde bulunurlar. Kişi hem bilgi kaynağı hem de alıcı (hedef) olmaktadır.

 

 

 

  1. 2. Kişiler arası iletişim

Kaynağı ve hedefini insanların oluşturduğu iletişimlere “kişilerarası iletişim” denir. Bir iletişimin “kişilerarası iletişim” sayılabilmesi için şu üç ölçütün gerekli olduğu bilinmektedir.

a)      Kişilerarası iletişime katılanlar, belli bir yakınlık içinde yüz-yüze olmalıdır.

b)      Katılımcılar arasında tek yönlü değil, karşılıklı mesaj alışverişi olamlıdır.

c)      Söz konusu mesajlar sözlü ve sözsüz nitelikte olmalıdır. Bu iki tür mesaj dışındaki mesajların kullanıldığı iletişimler (örneğin, yazışmalar) kişiler arası iletişim sayılmaz.

  1. 3. Örgüt-içi iletişim

Örgüt, iş ve işlev bölümü yaparak, bir otorite hiyerarşisi içinde, ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelmiş insanların faaliyetlerinin koordinasyonudur. Bu tanım, bir örgütte görev alan kişilerin, önceden tanımlanmış bir takım rollere girerek, hiyerarşik bir düzen içinde bu rollerin gereğini yerine getirmeye çalıştıkları anlamına gelmektedir. Örgütlerin işleyişleri sırasında örgüt üyeleri arasında en çok rastlanan çatışmalar “rol çatışmaları” ve “ast-üst” ilişkilerinden kaynaklanan çatışmalardır.

  1. 4. Kitle iletişimi

Bir takım bilgilerin/sembollerin, bir takım hedefler tarafından üretilmesi, geniş insan topluluklarına iletilmesi ve bu insanlar tarafından yorumlanması sürecine “kitle iletişimi” adı verilir. Kitle iletişiminde, kaynak ile hedef arasındaki kanallara ise “kitle iletişim araçları” adı verilir. Kitle iletişim araçları varlıklarını sürdürebilmek için ilginç şeylerden sözetmek zorundadırlar. İnsanlara ilginç gelen haberler ise çoğunlukla çatışma içerir.

 

Sözsüz-Sözlü İletişim

Kişilerarası iletişim sözlü ve sözsüz olmak üzere iki katagoride sınıflandırılmaktadır. Dille yapılan her türlü iletişim sözlü iletişimdir. Sözsüz, iletişim ise beden hareketleri, ses değişimi, jestler, göz teması, mekanın kullanımı ve yüz ifadeleri olarak sınıflandırılmaktadır.

Sözsüz iletişimin kişilerarası iletişim sürecinde önemli bir yeri vardır. İletişimde sözel kapsamın % 7, ses tonu ve niteliğinin % 38, duygusal yüz ifadelerinin ise % 55 oranında payı olduğu bilinmektedir.

Sözel olmayan mesajların dört ana niteliği şu şekilde sıralanabilir.

 

 

 

  1. Sözel olmayan mesajlar iletişimin çok önemli bir öğesidir ve kaçınılmaz olarak ortaya çıkarlar.
  2. Bireyler çoğunlukla sözel olmayan davranışlarının pek farkında değildir. Çünkü bu tür davranışlar düşük farkındalık düzeyinde gerçekleşir.
  3. Sözel olmayan davranışlar, bir ilişkinin düzeyiyle ilgili tutumsal ve duygusal ayrıntılar sağlar.
  4. Sözel davranışlara göre sözel olmayan davranışlar daha güvenilir ve inanılır olarak değerlendirilir.

 

Olumlu İnsan İlişkilerini Oluşturan Temel Koşullar

Olumlu insan ilişkilerinin temelini oluşturan ve bireyin gelişimini sağlayan bazı tutumlar vardır. Bu tutumlar gösterilebildiği takdirde iletişim için gerekli koşullar sağlanmış olur.

1.Saygı, koşulsuz kabul

Saygı karşısındaki kişiyi ayrı bir kişi olarak, düşünce, duygu ve eylemlerinde özgür olduğunu kabul etmektir.

2.Saydamlık

Saydamlık, dürüstlük, doğruluk, içtenlik anlamına gelir. Kişinin düşündüğü, duyduğu gibi davranmasıdır.

3.Empati (eşduyum)

Empati karşıdakinin duygularının yoğunluğunu ve anlamını algılama ve anlama yeteneğidir. Kendimizi karşımızdakinin yerine koyarak düşünmeye çalışmaktır.

 

Bu koşullar sağlandığı takdirde tüm insan ilişkilerinde sağlıklı bir iletişim gerçekleşmiş olur.

İletişim Engelleri

  1. Emir vermek/Yönlendirmek: “Yakınmayı bırak da, çalışmaya bak.”
  2. Uyarmak/gözdağı vermek: “Elindeki işi bitirmek istiyorsan biraz kıpırdan.”
  3. Ahlâk dersi vermek: “Burda yanlızca çalışmalısın.”
  4. Öğüt vermek/Çözüm ve öneri getirmek: “Şimdi senin yapacağın şey vaktini iyi planlamak.”
  5. Öğretmek/nutuk çekmek/mantıklı düşünceler önermek. “Elindeki işi bitirmek için yalnızca 1 günün olduğunu unutma.”
  6. Yargılamak/eleştirmek/suçlamak. “Sen ya tembelsin ya da işi ağırdan alıyorsun.”
  7. Ad takmak/alay etmek. “Lise öğrencisi gibi davranıyorsun. Muhallebi çocuğu.”
  8. Yorumlamak/analiz etmek/tanıkoymak. “Sen açıkça elindeki işi bitirmekten kaçınıyorsun.”
  9. Övmek/Aynı düşüncede olmak/Olumlu değerlendirme yapmak. “Sen gerçekten çok yetenekli bir gençsin, eminim bunu yapmanın bir yolunu bulursun.”

10.  Güven vermek/desteklemek/avutmak/duygularını paylaşmak. “Böyle hisseden tek kişi sen değilsin. Zor görevlerde ben de aynı şeyi hissederdim.”

11.  Soru sormak/sınamak sorguya çekmek. “Yardım istemek için niye bu kadar bekledin.”

12.  Sözünden dönmek/oyalamak/alay etmek/şakacı davranmak. “Boşver daha zevkli şeylerden konuşalım.”, “Galiba bu sabah ters tarafından kalkmışsın.”

 

 

İyi Bir Dinleyici Olmanın Yolları

Daha etkili bir şekilde dinlemek için yapılması gerekenler aşağıdaki gibi özetlenebilir:

  • Dinleme konusundaki alışkanlıklarınızın farkında olun. Nasıl bir dinleyici olduğunuz ve bu konuda düzeltmeniz gereken davranışlarınız hakkında başkalarından aldığınız sözlü ya da sözsüz mesajlardan yararlanın.
  • Konuşmayı bırakın. Karşınızdaki kişinin konuşmasına izin verin. Bir yandan konuşurken bir yandan da dinleyemezsiniz. Ayrıca diğer kişinin düşüncelerinin sık sık kesilmesi dikkatinin dağılmasına neden olur.
  • Önyargılarınızın bilincinde olun. Açık bir kafayla dinleyin. Konudan ayrılmayın. Karşınızdakinin kişiliğine saygı gösterin. Yargılamaktan kaçının. Tek doğru fikir sizinki olmayabilir.
  • Hemen sonuç çıkartmaktan kaçının. Karşınızdakinin sözcüklere her zaman sizinle aynı anlamı verdiğini zannetmeyin.
  • Anlamı bütünlüğü içinde yakalamaya çalışın. Alaycı ve nükteli ifadelerin arkasında çoğunlukla gizli bir anlam yatar. Dinlerken hem sözlü hem de sözsüz mesajlara dikkat edin.
  • Kendinizi anlatıcının yerine koyun. Empati kurun, onun ne söylediğini ve ne hissettiğini anlamaya çalışın.
  • Duygularınızı yansıtın. Kendinizi söylenenlere kaptırın. Söz ve davranışlarınızla olumlu ve destekleyici mesajlar verin.
  • Zamanında sorular sorun. Söyleneni anlamadığınız ya da açıklığa ihtiyaç duyduğunuz zaman soru sorun. Ama gerçekten gerekli olmadıkça sorularınızla konuşanın sözünü kesmeyin.
  • Sessizliği iyi kullanın. Sessiz anlardan çekinmeyin. Bu anlar konuşanın fikirlerini daha iyi toparlamasını sağlar. Bir soruya yanıt vermeden önce ona kadar sayın.
  • Dikkati dağıtan etkenleri ortadan kaldırın. Pencereleri kapatın, karşınızdaki kişiden daha yüksek sesle konuşmasını isteyin, sekreterinizden telefonları bağlamamasını isteyin, vb.
  • Önemli noktaları anlamak için dinleyin. Gerçek mesajı anlamaya çalışın. Konuşmayı süsleyen espirili ve eğlenceli ifadelere kendinizi kaptırmayın.
  • Yalnızca gerekli olduğu zaman not alın. Not alırken her sözcüğü değil, hatırlamanıza yetecek bir ya da birkaç sözcüğü yazın.
  • Adil ve eleştirici bir tutumla dinleyin. Tepkileriniz konuşan kişi için de önemlidir. Etkili iletişim iki yönlü bir süreçtir.
  • Kendinizi dinleyin. Söylenenlere en çok ne zaman ilgi duyuyorsunuz? Durup kendi davranışlarınızı analiz edin.

 

Bu ipuçları asıl olarak, daha iyi dinleme alışkanlıkları edinmenize yardımcı olacak zihinsel becerilerdir. Dinlenen şeye yerinde tepkiler vermek de aynı derecede önemlidir. Bu, konuşana sizin dinlediğinizi ve söylenenler karşısındaki tutumunuzu gösterir. Pasif ve aktif dinleme tekniklerini öğrenerek bu konudaki becerilerinizi geliştirebilirsiniz.

 

“İyi bir yönetici, konuşma becerilerini geliştirmelidir”

İyi Konuşmacıda Aranan Özellikler

1)      Konuşma eylemini oluşturan fiziksel öğelerin (ses, dil, bedensel etkinlik, görsel davranış) önemini bilir.

2)      Konuşma öncesinde kendisini ve konusunu iyi hazırlar.

3)      Konuşmasında tanımlamalara, örneklere, açıklamalara, karşılaştırmalara, kanıtlara, istatiksel bilgilere, gerekli tekrarlara ve görsel yardımcılara yer verir.

4)      Gözlem gücünü geliştirmiştir.

5)      Seçtiği konuşma alanında geniş bilgi birkiminin desteğinden yararlanır.

6)      Amacına uygun yönde ve mantıklı bir akış içinde düşünme yeteneğini geliştirir.

7)      Konuşma hızını ayarlamasını bilir.

8)      Kendi yeteneklerini değerlendirmeyi, sınırlarını saptamayı bilir.

9)      Dinleyicisini yakından tanımaya çalışır.

10)  Kişiliğin önemini göz önünde bulundurur.

11)  Dinleyicileri ile yüz yüze iletişim kurar.

12)  Kendi kendisinin titiz bir eleştiricisidir.

13)  Ahlaksal zorunlulukları bulunduğunu akıldan çıkarmaz.

 

ETKİLİ İLETİŞİM

Etkili iletişimin temelinde farkında olma, ayrıntılara dikkat etme, iç ve dış dünyanın bilincinde olma yatar. İyi iletişimci, hem kendi iç dünyasını, değişik duygu, düşünce ve tutumlarını iyi tanır, onların ne anlama geldiğini kavrar, hem de karşıdaki kişinin davranışlarını gerçekçi bir biçimde değerlendirmesini bilir.

Kişinin kendisini bilmesi, onun kendi algılama, yorumlama, yansıtma, duygu ve arzularının farkında olması demektir. Karşısındakinin farkında olan kişi de, onun davranışlarının nasıl bir iç dünyaya işaret ettiğini, onun deneyim ve yaşantılarının ne olduğunu anlar. Yüz ifadeleri, bedenin duruşu, sesin titreyişi ya da iniş çıkışı, karşıdakinin iç dünyası hakkında ipuçları verir. İyi iletişim yetenekleri olan kişi, ipuçlarını anında görür ve onları geçekçi olarak değerlendirir.

 

ETKİLİ İLETİŞİM KURMA BECERİLERİ

  1. “Şimdi” ile meşgul olun. Şu an üzerinde odaklanın. Kendinizi o anki ilişkiye verin.
  2. Başkaları hakkında/başkalarıyla onun hakkında konuşmak yerine doğrudan onunla konuşun.
  3. Nazik ve kibar olun. “Teşekkür ederim” “Lütfen” “af edersiniz” kelimelerini kullanmaktan çekinmeyin
  4. Göz kontağı kurun ve sözel olmayan mesajlara dikkat edin.
  5. “Ben dili”ni kullanın.
  6. Kişi hakkında değil, durum hakkında konuşun. Bireyi değil, davranışı eleştirin yada dikkat çekin.
  7. Soru sormaktan çok düz cümle kurun. (Duygunuzu, düşüncenizi, ihtiyacınızı belirtin.)
  8. Duygulara değil davranışsal tepkilere sınır getirin.

 

 

KAYNAKLAR

  • Cüceoğlu, Doğan.(991), Yeniden İnsan İnsana, İstanbul, Remzi Kitabevi
  • Dökmen, Üstün.(1994), İletişim Çatışmaları ve Empati, İstanbul, Sistem Yay.
  • Gordon, Thomas.(993), Etkili Öğretmenlik Eğitimi, İstanbul, Ya-Pa Yay.
  • Kuzgun, Yıldız.(978), Ben Kavramı ve Meslek Seçimi, Psikoloji Dergisi s.4
  • Navaro, Leyla.(1987), Beni Duyuyor musun? İstanbul, Ya-Pa Yay.
  • Yeşilyaprak, Binnur.(2004), Eğitimde Rehberlik Hizmetleri, (10.baskı), Nobel Yay.
  • Yeşilyaprak, Binnur.(2004), Gelişim ve Öğrenme Psikolojisi (Ed.), Pegem A Yay.
  • Yeşilyaprak, Binnur.(2003), Siz Başrolü Seçtiniz, İstanbul, Morpa Yay.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sizin Neden Web Sayfanız Olmasın!


Web Sayfası İstekleriniz için İletişime Geçiniz.